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Club EOM

Categoría: Freelance

    Herramientas de Facturación

    Cuando nos lanzamos a emprender y conseguimos nuestro primer cliente, siempre nos surge la primera duda: ¿cómo facturo? ¿qué herramienta utilizo?
    La facturación es algo que nos puede hacer perder mucho tiempo y dinero, por lo que es una parte fundamental de tu negocio. A la hora de crear facturas, tenemos que tener en cuenta varios aspectos legales. Es importante tener en cuenta que es de vital importancia contar con herramientas que nos puedan ayudar.
    Ya seas un freelance que está empezando, o gestiones una empresa con un alto volumen de facturación, el control de las cuentas es muy importante.
    Pero, antes de entrar a ver una lista de herramientas, repasemos las cosas que tenemos que tener en cuenta a la hora de facturar.
    Puntos clave a la hora de facturar
    Tenemos que concienciarnos que la facturación es un pilar importante en nuestro negocio. Pero también tenemos que ser productivos. Gestionar la facturación no nos hace ganar dinero (salvo que gestionemos la facturación de terceros y ese sea nuestro negocio).
    #1. Automatiza
    Tenemos que aprovechar nuestro tiempo en aquellas tareas que nos hacen ganar dinero. Es por eso que automatizar es una de las características primordiales que le tenemos que pedir a nuestra herramienta de facturación. Imagina poder crear facturas recurrentes, que se envían de forma automática y que actualizan su estado una vez hemos recibido el pago. En este caso, no tendríamos que hacer nada, simplemente comprobar que se realizó correctamente.
    Tener los productos/servicios ya creados te permitirá crear presupuestos/facturas de forma más rápida.
    #2. Gestiona el estado de la factura
    Los estados de la factura son importantes, nos permiten saber la situación del negocio. Estos son los estados habituales para una factura:
    Borrador Enviado Visto Pagado Vencido Podríamos ver estos estados como un embudo que nos ayude a preveer cuándo y cuánto entrará dinero en nuestra cuenta.
    #3. Flujo de una venta
    Otro punto clave de una herramienta de facturación es el poder gestionar toda una venta, desde su inicio hasta su fin. Lo ideal sería poder crear un pesupuesto, enviarlo y que, una vez aceptado, este se convierta en factura de forma automática.
    Cuando ya llevemos un tiempo realizando esto, nos dará información muy relevante. Por ejemplo, podremos ver de forma rápida cuántos de nuestros presupuestos se convierten en facturas.
    #4. Analiza el historial de cada cliente
    Es importante cuidar al cliente y para ello contar con la máxima información sobre ellos es vital. Utilizar una herramienta de este tipo te permite tener un historial de forma rápida. Podremos saber cuánto ha gastado, qué productos/servicios utiliza más, cuál es la media anual, y muchos otros datos más.
    #5. Ten el estado de tus cuentas controlado
    Las cuentas saneadas es el objetivo número 1 de cualquier negocio. Al utilizar una herramienta de facturación, podremos ver de forma rápida la situación actual. La mayoría de herramientas te permiten gestionar los ingresos e incluso los gastos. Podrás saber si ingresas más que gastas de una forma visual, lo cual te deja claro lo que hay en ese momento (quizás con datos del banco no es suficiente).
    Además, algunas herramientas te permiten ver qué es lo que va a pasar en el futuro. Si has introducido ingresos y gastos recurrentes, te mostrarán el cashflow que tendrás en los próximos meses: si todo sigue igual, el 5 meses estarás en números negativos.
    Herramientas de Facturación
    Ahora que sabes en qué cosas tienes que fijarte a la hora gestionar tus cuentas, estás preparado para escoger la herramienta adecuada para ti.
    Aquí tienes una lista de herramientas que puedes utilizar para sacar adelante tu negocio.
    Zoho Invoice
    Zoho es uno de los más conocidos en el mundo de las herramientas de gestión empresarial. Cuenta con muchas herramientas de gestión de empresas, y Zoho Invoice es una de ellas.

    Características: creación de facturas/presupuestos, envío por email, recibo de pagos (Stripe, PayPal, etc.), facturación automática, informes, gestión de devoluciones, portal para los clientes, gestión de tiempo, gestión de gastos, app móvil.
    Zoho Books
    Podríamos decir que es el hermano mayor de Zoho Invoice.

    Características: todo lo que ofrece Zoho Invoice + gestión de inventario, sincronización con bancos, gestión de cuentas e impuestos, informes avanzados, gestión de documentación, conexión con Zoho CRM.
    InvoicePlane
    Es una herramienta de software libre que tenemos que instalar en nuestro propio servidor. Su punto principal es su precio: 0 €, y que lo gestionamos nosotros a nuestro antojo. Lo malo: que nosotros nos tenemos que encargar de que todo funcione bien.

    Características: creación de presupuestos/facturas/pagos, gestión de clientes, personalización total, recibo de pagos (Stripe, PayPal, etc.).
    Holded
    Esta herramienta va mas lejos, como bien dice su frase principal: software de gestión de empresas. Probablemente tenga muchas más características que alguien que está empezando pueda necesitar. Pero siempre es bueno saber qué hay en el mercado para poder escoger la mejor herramienta.

    Características: gestión de ingresos y gastos, cashflow, facturas/gastos recurrentes, sincronización con bancos, informes, CRM, proyectos, inventario, catálogo, TPV, portal del cliente, envío de facturas por email.
    FacturaDirecta
    En este caso os presentamos una herramienta española. Es por ello que está enfocado para el mercado español, con creación de documentación legal española e incluso soporte español Tiene todo lo necesario para aquel freelance que está empezando.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, contabilidad automática, gestión de productos, envío de facturas por email, generación de modelos de impuestos para subirlos directamente a la web de AEAT.
    FacturaScripts
    Es del mismo estilo que InvoicePlane, software libre que podemos descargar e instalar en el servidor que nosotros querramos. Cuenta con una base para facturas, gastos y presupuestos, pero se le pueden instalar plugins con otras características, como por ejemplo, un CRM.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, CRM, tesorería, facturae, TPV y muchos plugins más.
    Sage One
    Es una herramienta enfocada para autónomos y pymes. Cuenta con lo básico y necesario para poder llegar una contabilidad y facturación online sin grandes problemas.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, contabilidad automática, gestión de productos, cashflow, sincronización con bancos.
    Billage
    Cuenta con 3 secciones importantes a la hora de gestionar un negocio: la parte comercial/ventas, la gestión de los proyectos y la facturación final. Es una herramienta interesante si en la mayoría de tus servicios se integra la parte de proyectos.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, CRM, gestión de proyectos y tareas.
    Quaderno
    Quaderno destaca por la gestión automática de impuestos. Es una herramienta ideal en caso de que factures al extranjero ya que se encarga automáticamente de gestionar los impuestos a cobrar.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, informes de impuestos.
    Dolibarr
    Quizás sea uno de los más antiguos de los aquí presentados. Su estilo se ve anticuado pero las herramientas que tiene están a la orden del día. Varios miembros del club utilizan Dolibarr para gestionar sus negocios.

    Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, ERP, CRM, gestión de proyectos y tareas, TPV, documentos, contratos, recursos humanos.
     
    ¿Utilizas una de estas herramientas o alguna otra?

    Ibon Azkoitia

    Ibon Azkoitia

    Qué es ser Freelance

    Ya que estamos en el Club EOM creemos que es importante hacer un repaso sobre qué significa ser Freelance.
    De dónde viene la palabra freelance
    Hoy en día es muy habitual escuchar la palabra freelance, pero probablemente haya mucha gente que no sabe de dónde viene.
    Todo empezó en la Edad Media, en aquella época había dos tipos de caballeros: aquellos que trabajaban en exclusiva para un rey, o los que eran "free lancers" que trabajaban para cualquiera que les pagase.
    Lance = el significado de esta palabra inglesa es: lanza, por lo que se referían a ellos como Lanceros Libres
    Definición
    Podríamos decir que hoy en día se mantiene el mismo significado, pero cambiando al rey por empresas. Un freelance es una persona que trabaja por cuenta propia y que ofrece sus servicios a otras personas y empresas. Generalmente trabaja para varios clientes a la vez y no tiene un acuerdo de exclusividad con sólo uno de ellos (en este caso estaríamos hablando de un autónomo dependiente, un tema que daría para un artículo completo).
    Como empleado firmas un contrato con una empresa a cambio de un trabajo con un compromiso a largo plazo. A cambio, recibes un salario y algunos beneficios.
    Como freelance también firmas contratos, pero con más de una empresa o cliente. El acuerdo es que realizarás un trabajo específico para ese cliente, y el acuerdo termina una vez finalizado. A cambio recibes el pago por el precio acordado y puedes realizar otros trabajos para otros clientes.
    Ventajas de ser Freelance
    Estas son algunas de las ventajas:
    Fácil de comenzar: ¡puedes empezar ya! utiliza tu red de contactos actual para encontrar tu primer cliente. Dile a todo aquel que conozcas qué es lo que vas a hacer y que te tengan en cuenta si necesitan algo. Asequible: es muy probable que ya cuentes con el equipamiento y herramientas que necesitas para ofrecer tus servicios. Por otro lado, el coste para comenzar de forma legal como autónomo es reducido gracias a la tarifa plana para nuevos autónomos. Alta demanda: siempre hay gente buscando servicios de calidad y confianza. Si consigues posicionarte con una buena marca personal, nunca te faltará trabajo. Escoge tus clientes: probablemente en el comienzo tendrás que escoger casi que cualquier cosa que te venga (sin regalar tu tiempo). Pero a medida que vayas creciendo, podrás escoger tus clientes y los proyectos que más te interesan. Escoge tu propio horario: tu marcas las normas de tus horarios. Es importante tener en cuenta en el sector que te vas a mover por si el horario es especial, pero generalmente los horarios serán los que mejor te vengan a ti. Desventajas de ser Freelance
    En la vida no todo es perfecto, veamos algunas desventajas:
    Conseguir clientes puede llevar tiempo: salvo que tengas una marca personal muy buena desde un inicio, es probable que te lleve un tiempo conseguir un número de clientes estable. El trabajo puede ser irregular: habrá veces que tendrás tiempo de sobra para realizar tus proyectos, pero en otras irás de tiempo ajustado para realizar las entregas de proyectos. Llevar diferentes proyectos puede ser complicado: si un sólo proyecto puede complicarse, llevar varios de diferentes clientes y con fechas de entregas diferentes puede ser un caos si no se gestiona adecuadamente. Las primeras ganancias pueden ser bajas: ya hemos comentado que la marca personal es importante, y salvo que tengas una muy buena marca personal desde un inicio, tu precio tendrá que ser más bajo que la media para ir encontrando clientes.  
    Y qué hay de ti... ¿Eres freelance o estás pensando serlo?

    Ibon Azkoitia

    Ibon Azkoitia

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