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Herramientas de Facturación

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Ibon Azkoitia

Cuando nos lanzamos a emprender y conseguimos nuestro primer cliente, siempre nos surge la primera duda: ¿cómo facturo? ¿qué herramienta utilizo?

La facturación es algo que nos puede hacer perder mucho tiempo y dinero, por lo que es una parte fundamental de tu negocio. A la hora de crear facturas, tenemos que tener en cuenta varios aspectos legales. Es importante tener en cuenta que es de vital importancia contar con herramientas que nos puedan ayudar.

Ya seas un freelance que está empezando, o gestiones una empresa con un alto volumen de facturación, el control de las cuentas es muy importante.

Pero, antes de entrar a ver una lista de herramientas, repasemos las cosas que tenemos que tener en cuenta a la hora de facturar.

Puntos clave a la hora de facturar

Tenemos que concienciarnos que la facturación es un pilar importante en nuestro negocio. Pero también tenemos que ser productivos. Gestionar la facturación no nos hace ganar dinero (salvo que gestionemos la facturación de terceros y ese sea nuestro negocio).

#1. Automatiza

Tenemos que aprovechar nuestro tiempo en aquellas tareas que nos hacen ganar dinero. Es por eso que automatizar es una de las características primordiales que le tenemos que pedir a nuestra herramienta de facturación. Imagina poder crear facturas recurrentes, que se envían de forma automática y que actualizan su estado una vez hemos recibido el pago. En este caso, no tendríamos que hacer nada, simplemente comprobar que se realizó correctamente.

Tener los productos/servicios ya creados te permitirá crear presupuestos/facturas de forma más rápida.

#2. Gestiona el estado de la factura

Los estados de la factura son importantes, nos permiten saber la situación del negocio. Estos son los estados habituales para una factura:

  • Borrador
  • Enviado
  • Visto
  • Pagado
  • Vencido

Podríamos ver estos estados como un embudo que nos ayude a preveer cuándo y cuánto entrará dinero en nuestra cuenta.

#3. Flujo de una venta

Otro punto clave de una herramienta de facturación es el poder gestionar toda una venta, desde su inicio hasta su fin. Lo ideal sería poder crear un pesupuesto, enviarlo y que, una vez aceptado, este se convierta en factura de forma automática.

Cuando ya llevemos un tiempo realizando esto, nos dará información muy relevante. Por ejemplo, podremos ver de forma rápida cuántos de nuestros presupuestos se convierten en facturas.

#4. Analiza el historial de cada cliente

Es importante cuidar al cliente y para ello contar con la máxima información sobre ellos es vital. Utilizar una herramienta de este tipo te permite tener un historial de forma rápida. Podremos saber cuánto ha gastado, qué productos/servicios utiliza más, cuál es la media anual, y muchos otros datos más.

#5. Ten el estado de tus cuentas controlado

Las cuentas saneadas es el objetivo número 1 de cualquier negocio. Al utilizar una herramienta de facturación, podremos ver de forma rápida la situación actual. La mayoría de herramientas te permiten gestionar los ingresos e incluso los gastos. Podrás saber si ingresas más que gastas de una forma visual, lo cual te deja claro lo que hay en ese momento (quizás con datos del banco no es suficiente).

Además, algunas herramientas te permiten ver qué es lo que va a pasar en el futuro. Si has introducido ingresos y gastos recurrentes, te mostrarán el cashflow que tendrás en los próximos meses: si todo sigue igual, el 5 meses estarás en números negativos.

Herramientas de Facturación

Ahora que sabes en qué cosas tienes que fijarte a la hora gestionar tus cuentas, estás preparado para escoger la herramienta adecuada para ti.

Aquí tienes una lista de herramientas que puedes utilizar para sacar adelante tu negocio.

Zoho Invoice

Zoho es uno de los más conocidos en el mundo de las herramientas de gestión empresarial. Cuenta con muchas herramientas de gestión de empresas, y Zoho Invoice es una de ellas.

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Características: creación de facturas/presupuestos, envío por email, recibo de pagos (Stripe, PayPal, etc.), facturación automática, informes, gestión de devoluciones, portal para los clientes, gestión de tiempo, gestión de gastos, app móvil.

Zoho Books

Podríamos decir que es el hermano mayor de Zoho Invoice.

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Características: todo lo que ofrece Zoho Invoice + gestión de inventario, sincronización con bancos, gestión de cuentas e impuestos, informes avanzados, gestión de documentación, conexión con Zoho CRM.

InvoicePlane

Es una herramienta de software libre que tenemos que instalar en nuestro propio servidor. Su punto principal es su precio: 0 €, y que lo gestionamos nosotros a nuestro antojo. Lo malo: que nosotros nos tenemos que encargar de que todo funcione bien.

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Características: creación de presupuestos/facturas/pagos, gestión de clientes, personalización total, recibo de pagos (Stripe, PayPal, etc.).

Holded

Esta herramienta va mas lejos, como bien dice su frase principal: software de gestión de empresas. Probablemente tenga muchas más características que alguien que está empezando pueda necesitar. Pero siempre es bueno saber qué hay en el mercado para poder escoger la mejor herramienta.

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Características: gestión de ingresos y gastos, cashflow, facturas/gastos recurrentes, sincronización con bancos, informes, CRM, proyectos, inventario, catálogo, TPV, portal del cliente, envío de facturas por email.

FacturaDirecta

En este caso os presentamos una herramienta española. Es por ello que está enfocado para el mercado español, con creación de documentación legal española e incluso soporte español Tiene todo lo necesario para aquel freelance que está empezando.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, contabilidad automática, gestión de productos, envío de facturas por email, generación de modelos de impuestos para subirlos directamente a la web de AEAT.

FacturaScripts

Es del mismo estilo que InvoicePlane, software libre que podemos descargar e instalar en el servidor que nosotros querramos. Cuenta con una base para facturas, gastos y presupuestos, pero se le pueden instalar plugins con otras características, como por ejemplo, un CRM.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, CRM, tesorería, facturae, TPV y muchos plugins más.

Sage One

Es una herramienta enfocada para autónomos y pymes. Cuenta con lo básico y necesario para poder llegar una contabilidad y facturación online sin grandes problemas.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, contabilidad automática, gestión de productos, cashflow, sincronización con bancos.

Billage

Cuenta con 3 secciones importantes a la hora de gestionar un negocio: la parte comercial/ventas, la gestión de los proyectos y la facturación final. Es una herramienta interesante si en la mayoría de tus servicios se integra la parte de proyectos.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, CRM, gestión de proyectos y tareas.

Quaderno

Quaderno destaca por la gestión automática de impuestos. Es una herramienta ideal en caso de que factures al extranjero ya que se encarga automáticamente de gestionar los impuestos a cobrar.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, informes de impuestos.

Dolibarr

Quizás sea uno de los más antiguos de los aquí presentados. Su estilo se ve anticuado pero las herramientas que tiene están a la orden del día. Varios miembros del club utilizan Dolibarr para gestionar sus negocios.

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Características: gestión de ingresos y gastos, facturas/gastos recurrentes, envío de facturas por email, contabilidad automática, ERP, CRM, gestión de proyectos y tareas, TPV, documentos, contratos, recursos humanos.

 

¿Utilizas una de estas herramientas o alguna otra?



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