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Ser Productivo

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Ibon Azkoitia

Siendo Freelance es muy fácil distraerse, siempre pensamos que somos multitarea, comenzamos con una cosa, después hacemos otra cosa a la vez y, para rematar, nos metemos con otra cosa más.

Lista de Tareas

Las listas de tareas son una gran forma de estar organizados y tener un control de nuestro tiempo. Con estas listas sabes qué tienes que hacer y cuando lo tienes que hacer, dándote una visión sobre fechas límite que te ayudan a no dejar nada sin hacer.

Un buen programa de listas de tareas es aquel sencillo, con lo justo y que te separa las tareas por fechas límite. Entrar en estos programas (o aplicaciones web, móvil, etc.) y que de forma sencilla te diga lo que tienes que hacer hoy y esta semana, no tiene precio. En cuanto te conectas, y ves lo que tienes que hacer hoy, ya puedes ponerte a trabajar.

Un buen flujo de trabajo con listas de tareas, o al menos la que yo uso, es la siguiente:

  • A medida que nuevas tareas llegan, escribes las tareas en el buzón de entrada (inbox). Busca siempre aplicaciones que cuenten con una app para tu móvil. De esta forma, podrás añadir tareas de forma sencilla aunque no estés delante del ordenador.
  • A primera hora de la mañana, echa un vistazo a esta lista en el buzón de entrada. Entonces, les pones una etiqueta a cada tarea: hacer hoy, mañana o cualquier otro día.
  • Vas a la sección que te indica qué tareas tienes que hacer hoy y te pones a trabajar.

Es muy importante no mezclar los tiempos, salvo que introduzcas hoy una tarea muy importante para hoy, deja esta en el buzón de entrada. No pierdas el tiempo en clasificarla, eso lo harás mañana a primera hora (o cuando te marques tu hora de revisar el inbox).

También ten en cuenta las prioridades de las tareas, no todas las tareas son igual de prioritarias, y saber clasificarlas es importante. Muchas aplicaciones, te permiten ordenar las tareas arrastrándolas, no te llevará más de un minuto ponerlas en orden y hacer tu jornada laboral más amena.

Intenta que puedas poner sub-tareas a las tareas, de esta forma, tendrás todo más ordenado y podrás ir punto por punto terminando las tareas del día.

Un consejo, yo suelo poner entre corchetes el tiempo que creo que me llevará realizar esa tarea. Al principio te costará calcular, pero una vez le pillas el truco (o utilizas un gestor de tiempo), sabrás cuanto tiempo empleas en hacer esas tareas (muchas veces repetitivas) y podrás optimizar mejor tu tiempo.

Por ejemplo:

  • [60'] Escribir Noticia para Cliente Y
  • [40'] Escribir borrador del próximo artículo del blog
  • [30'] Redactar artículo
  • [5'] Revisar la gramática y que todo esté bien
  • [15'] Publicar y compartir en las diferentes Redes Sociales
  • [10'] Crear y enviar Factura para Cliente X

Cuando mides de esta manera, con una simple mirada puede saber el tiempo que te van a llevar las tareas del día, y ajustar el resto de la agenda o posibles citas de clientes que puedan llegarte.

Muchas veces no tenemos esto en cuenta, y un cliente te llama y dice: “Ey, ¿te parece si quedamos para discutir un par de cosas esta tarde? ¿Qué tal andas de tiempo?”

Si no tienes control del tiempo que te van a llevar tus tareas, ¿Cómo sabrás si tienes tiempo o no? Quizás digas que si, y después tengas que trabajar “horas extra”, o decir que no y verte a primera hora de la tarde sin más tareas que llevar a cabo.

Las Distracciones

Las distracciones pueden hacerte perder tiempo y desmotivarte.

Cuando trabajas para ti mismo, corres el riesgo de perder la concentración con mayor facilidad que trabajando para alguien y en una oficina. Sabes que cuando estás en tu puesto de trabajo tienes que trabajar, y lo mismo tiene que ser en casa o en tu propia oficina.

Tampoco es necesario que estés trabajando 8 horas sin parar, es importante realizar descansos. Pero, cuando estés en tu mesa o lugar de trabajo, tienes que estar al 100% centrado en sacar los proyectos adelante.

Veremos unos cuantos consejos para intentar estar centrado a la hora de trabajar y conseguir sacar los trabajos hacia delante para poder cobrar.

Empezar el día con buen pie

Es muy probable que debas desarrollar una rutina desde primera hora de la mañana para poder trabajar. Una rutina básica podría ser levantarse a una hora razonable, desayunar, ducharse, vestirse y entrar en el cuarto de trabajo a una hora normal de trabajo. Esto te ayuda a evitar la procastinación y permite a tus clientes poder contactarte a horas de trabajo más comunes.

Procastinación: consiste en aplazar el cumplimiento de una obligación o el desarrollo de una acción.

Fechas límite estrictas

Como Freelance que soy, me pasa al igual que al resto, que se nos hace muy difícil realizar las tareas a menos que sean de urgencia. Para solucionar esto un paso importante es poner fechas límite y completarlo para ese día.

Una vez le dices a un cliente la fecha de entrega, debes estar listo para esa fecha y con fechas límites podrás cumplir el objetivo. La planificación con antelación te ayudará mucho a marcarte unas fechas límites correctas y no vivir estresado.

Horarios regulares

Es un grave error contar los fines de semana como horas a utilizar si no llegas a una fecha límite. Intenta tener unas horas regulares y cogerte los fines de semana libres. Saber que en una hora tienes que dejar tu mesa de trabajo es un gran incentivo para terminar proyectos.

Mi día empieza a las 04:30 con unas tareas muy básicas a realizar: la cama, beber un vaso de agua, cambiarme de ropa y recoger lo que quede por recoger del día anterior. Para las 05:00 estoy revisando el día en mi calendario y lista de tareas para que nada me pille de imprevisto.



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